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Reduza a despesa de funcionários adotando a automação da gestão de custos
Ter o controle claro de todas as despesas de funcionários é algo trabalhoso porque exige acompanhamento com planilhas de custos para todos os tipos de gastos, por exemplo. Mas você já parou para pensar em todas as faturas que envolvem o processo de controle das despesas?
Tem custos em dinheiro, em cartão de crédito, cartão de débito, boletos, DDA’s... Custo com transporte aéreo (e suas diversas companhias), com transporte terrestre (e suas variantes diversas). Custo com refeições, hospedagens, além de gastos extras que podem surgir pelo caminho.
Mas fique calmo! Vamos te ajudar a fazer esse controle não se tornar uma pedra no caminho do seu cotidiano empresarial.
Transporte aéreo
Sabendo que existem muitas empresas aéreas, nacionais e internacionais, e que essas fazem viagens para destinos totalmente variados, é necessário avaliar quais são os custos benefícios que envolvem cada rota por funcionário. Variação de preços por horários, pontes aéreas, tipo de classe, entre outros detalhes podem fazer com que a viagem saia mais cara. Essas são algumas das variáveis que tornam importantíssimo o planejamento correto e transparente antes de fazer aquisições.
Além disso, percebendo o perfil de viagem da sua empresa, você consegue comprar franquias de viagens com redução de custos. Consegue perceber com quantos dias de antecedencia suas viagens são agendadas e usar esses dados para a negociação com a companhia aérea.
Dica: construa um material organizando as empresas com menor custo e que atendam aos lugares que você mais costuma adquirir passagens.
Transporte terrestre
Se por transporte aéreo tem diversas variações para conseguir o melhor custo benefício, imagine no transporte terrestre!
Além da diferença entre veículos, existe também a diferença entre tipos de serviços: táxi, uber, cabify, ônibus municipal, intermunicipal, metrô, trem, etc.
Sabendo disso, entende-se que é fundamental um controle das despesas por serviços. Quanto mais detalhado for, mais oportunidades serão criadas para um bom planejamento de redução de custos.
Dica: construa um material parecido com o de transportes aéreos, mas dessa vez indicando quais são as melhores escolhas de transportes – exemplo hipotético: para se locomover em São Paulo a melhor opção é táxi.
Como reduzir custos nesses serviços de locomoção
Além de fazer um planejamento de custos eficiente, é necessário fazer o controle ainda mais detalhado para aproveitar oportunidades que não estão sendo percebidas através do controle financeiro por planilhas padronizadas.
Adote um sistema de automação de custos:
Imagine a seguinte situação: O colaborador João Carlos tem um orçamento mensal permitido de R$ 5.000,00 para viagens. Esse orçamento inclui passagens aéreas, transporte terrestre, hospedagem, gastos com alimentação e extras. Na viagem do mês de fevereiro, João gastou R$ 5.200,00, ou seja, mais do que o orçado.
Através do controle automatizado você poderá:
- Cadastrar todos custos de João Carlos;
- Gerar gráficos individuais ou por tipo de custo;
- Ter mais visibilidade de onde estão os gastos que extrapolam o orçamento;
- Observar oportunidades de redução;
- Gerar gráficos de fácil entendimento;
- Integrar todas as informações com o seu ERP, entre outras coisas.
Além disso, a sua gestão será cada vez mais organizada quando adotar esse sistema. O TWM (Total Web Manager), software de gestão de custos oferecido pela Guiando, centraliza todas as suas informações de gastos e despesas por área, solucionando o problema o descontrole de custos. Solicite uma demonstração gratuitamente acessando aqui.
Fonte: Guiando
